HYYn keskustoimiston työmääristä
Otsikosta taitaa tulla ensimmäisenä mieleen, että “työ ei HYYstä tekemällä lopu” ja “ihan turha lähteä miettimään mitään ratkaisuja epäterveellisiin työmääriin, koska kaikkea on jo kokeiltu konsultista strategiseen ohjaukseen”.
Kun toimin aiemmin edustajiston jäsenenä (2003-2006) ja silloiset hallituksen jäsenet kertoivat, että koko ajan on kiire ja työtä on ihan liikaa, ajattelin naivisti, että nuo nyt vaan eivät pysty organisoimaan työaikaansa tai että he eivät ole tottuneet paiskimaan töitä. Miten väärässä olinkaan. Todellisuus olikin juuri niin hektistä kun hallituksen jäsenet olivat kertoneet.
HYYn hallituksen tulisi mielestäni olla oikeasti työhallitus eikä ylityöhallitus. Hallituksen jäsenet saavat laskennallisesti kokouspalkkioita puolipäiväisen työn mukaan eli hallituksen odotetaan käyttävän 4 h päivässä HYY-työhön. Tänä vuonna useat hallituksen jäsenet ovat kuitenkin tehneet HYYn eteen töitä kellonympäri, useina päivinä putkeen 10-12 h ja tästä olen hyvinvointivastaavana kokonaisuudessaan erittäin huolissani.
Päivästä suuren osan aikaa vie ylipäätään kokoustaminen: pidetään viikottain hallituksen iltakoulut (2-8h), varsinaiset kokoukset, koko toimiston aamiaispalaverit sekä fredagskaffet. Lisäksi tavataan yhteistyötahoja, istutaan työryhmissä yliopiston virkamiesten tai muiden ylioppilaskunnan toimijoiden kanssa, lobataan HYYn tavoitteita eteenpäin päättäjille ja pidetään yhteyttä valiokuntiin sekä tavataan sektorisihteereitä säännöllisesti. Hallitus myös toimeenpanee ja edistää keskeneräisiä projektejaan ja vastaa yllätyksiin yhteiskunnallisessa keskustelussa. Monta kertaa vuodessa kokoonnutaan lisäksi SYL:n sektoritapaamisiin tai muilla paikkakunnilla tapahtuviin seminaareihin. Jossain välissä visioidaan vielä ylioppilaskunnan tulevaisuutta ja kehitetään omalla vastuulla olevaa sektoritoimintaa, edustetaan tilaisuuksissa ja ollaan aloitteellisia opiskelijan aseman parantamisessa.
Mielestäni ylioppilaskunnan laajuinen ratkaisujen miettiminen HYYn paisuneisiin tehtäviin olisi tarpeen. Nähdäkseni vaihtoehtoja periaatteessa on, mutta kovien seurausten takia niihin ei ole uskallettu lähteä:
1. Karsitaan suuressa mittakaavassa HYYn toimintaa. Tämä tulisi edustajiston tehdä hyväksyessään seuraavan vuoden budjettia. Todellisuus: kukaan ei halua lakkauttaa mitään kokonaista toimintaa, koska riippumatta asiasta toiminta on “aina ollut olemassa ja on erittäin tärkeää”. Uusi edustajisto tuskin lähtee muutenkaan kovalla kädellä puuttumaan budjettiin, kun ei ole kovin tarkkaa kuvaa mitä mikäkin toimi käytännössä tarkoittaisi.
2. Tehdään realistinen hallitusohjelma työmäärien suhteen, eikä kirjata liikaa uusia projekteja ennen kuin edelliset on tehty loppuun. Todellisuus: menisiköhän edustajistolle murahtamatta läpi se, että hallitusohjelmasta tehtäisiin yhden sivun mittainen ja kukin sektori kirjaisi hallitusohjelmaan vain yhden ainoan projektin seuraavalle vuodelle?
3. Hommataan lisää työvoimaa. Todellisuus: useampien sihteereiden palkkaamiseen ei tässä taloustilanteessa ole varaa, eikä lyhyitä projektityöntekijöitä haluta periaatteellisista syistä palkata, juuri kun niiden määrä on saatu minimiin. Tänä vuonna on aloittanut työnsä uusi hallintopäällikkö, jonka pitäisi vähän työmäärää vähentää. Myöhemmin nähtäväksi jää onko siitä ollut oikeasti apua. Hallituksen suurempi koko saattaa hieman ehkä auttaa, mutta ei kuitenkaan merkittävästi, sillä yhteisiä, kaikkia työllistäviä asioita on niin paljon.
4. Organisoidaan työtehtävät paremmin ja keskitytään kunkin sektorin varsinaiseen substanssityöhön eikä epäolennaiseen. Tämän voisi toteuttaa esimerkiksi sillä, ettei käytetä yhden hallituksen jäsenen ja sihteerin työaikaa yhteisen aamiaisen valmistamiseen, kauppareissuihin tai turhiin palavereihin, mikäli asian voisi hoitaa nopeammin sähköpostitsekin.
5. Hyödynnetään ulkopuolista apua ja tehdään suurempia organisatorisia muutoksia. Todellisuus: periaatteesta vastustetaan kaupallisten konsulttien käyttöä, jotka “kiskovat suuret summat rahaa siitä, että kertovat samat asiat, kuin mitkä jo tiedettiin kertomattakin”.
On jotenkin käsittämätöntä, että monelle muulle taholle yhteiskunnassa niin esimerkillinen HYY ei uskalla tehdä hallituksen ja työntekijöiden jaksamisen eteen merkittäviä muutoksia. Toivon, että uusi edustajisto tutustuu tarkasti juuri hyväksyttyyn HYYn strategiaan ja tekee budjettipäätökset ja lisätyötä aiheuttavat ehdotukset tämän strategian kohdan huomioiden:
“Työyhteisössä tärkeää on hyvä henkilöstöjohtaminen, työtehtävien selkeä priorisointi ja työntekijöiden
korkea motivaatio. Työntekijöiden toimenkuvia tarkastellaan kokonaisvaltaisesti niin, että
kaikilla on töitä sopivasti, ei liikaa tai liian vähän. Kaikilla tulee olla työssään aikaa myös toiminnan
suunnitteluun ja uusien ideoiden kehittelyyn. Aikapulaan etsitään kestäviä ratkaisuja esimerkiksi
työnohjauksen avulla ja työtehtäviä priorisoimalla. Erityisesti päätöksentekijöiden on tiedostettava työyhteisön ja luottamushenkilöiden resurssit sekä tekemiensä linjauksien vaikutukset työmääriin.”
Ylikuormittuneista toimenkuvista huolimatta toimiminen HYYssä tarjoaa iloa, nautintoa, onnistumisia, mahdollisuuden itsensä toteuttamiseen, mahtavan työporukan ja mielettömiä kokemuksia, minkä vuoksi en vaihtaisi vuosia HYYssä kuitenkaan mistään hinnasta pois. Toimintaa sen sijaan voi ja pitää voida aina järkeistää.
Ulla Hemminki
Marraskuu 24, 2007 @ 5.23 e
1. Toiminnan karsiminen onnistuu myös shokkihoidolla. Päätetään, että töitä tehdään vain kohtuullinen määrä. Ne asiat, joita ei ehditä tehdä, ovat vähemmän tärkeitä ja voidaan jättää tekemättä. Useimmilla järjestötoimijoilla pitäisi olla kokemusta tällaisesta priorisoinnista. Kanttiahan moinen hallituksen jäseniltä vaatii, kun edustajisto hengittää niskaan, mutta viime kädessä kysymys on lähinnä tahdosta.
3. HYYllä on varaa palkata lisää sihteereitä, jos sitä oikeasti halutaan. Ennusteiden mukaan ylioppilaskunta tulee tekemään lähitulevaisuudessa kaikkein huonoimpinakin vuosina selvää voittoa. Toki tulee olemaan vuosia, joina kiinteistötalouden voittoja ei tulouteta toimintataloudelle yhtä paljon kuin rahaa käytetään, mutta kokonaisuutena ylioppilaskunta on silloinkin voitollinen. Olennainen kysymys ei ole se, miten saadaan pidettyä toimintatalouden menot kohtuullisella tasolla, vaan se, kuinka yhtymän tulosta saadaan kasvatettua ottamatta tarpeettomia riskejä.
4. ja 5. Toiminnan järkeistämisen suurimpana esteenä on ihmisten suuri vaihtuvuus. Kukaan ei tee hallituksessa samaa tehtävää kahta vuotta peräkkäin, joten on ilmeistä, ettei hallitus pysty kunnolla toimintaa kehittämään. Ensimmäinen vuosi missä tahansa tehtävässä menee kuitenkin lähinnä opettelun merkeissä. Samat rakenteet, jotka mahdollistavat tehokkaan toiminnan usein vaihtuvien ihmisten voimin, ovat myös suurimmat esteet toiminnan kehittämiselle.
Priorisointi on vaikeaa viimeistään siinä vaiheessa, kun joudutaan tekemään konkreettisia valintoja ja todennäköiset seuraukset ovat tiedossa. Vieläkin vaikeammaksi se muuttuu, jos priorisointia ei tehdä nyt, vaan se lykätään tulevaisuuteen odottamaan parempaa ajankohtaa. Jos HYYn toimintaa halutaan ensi vuonna järkeistää, tulee työ aloittaa nyt heti, kun hallitus ja edustajisto ovat päättämässä toimikausiaan. Ensi vuonna on jo auttamattomasti liian myöhäistä.